В результате разделения труда, за работниками точно и четко распределяются и закрепляются в виде нормативных документов, функции управления, права и ответственность.

Составной частью положений о структурных подразделениях являются должностные инструкции.

Должностные инструкции должны быть разработаны для должностей ведущих, старших и рядовых работников, предусмотренных штатным расписанием.

Должностные инструкции состоят из следующих разделов:

  1. Общая часть
  2. Основные задачи и обязанности работника
  3. Права и ответственность работника

В общей части устанавливается в составе какого подразделения находится данная должность; кому подчиняется работник занимающий ее, и кто починяется ему; порядок назначения на должность и освобождения от нее; требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж, производственный опыт); какими документами должен он руководствоваться в своей деятельности; кто из должностных лиц выполняет обязанности данного лица при его временном отсутствии.

Основные задачи работника определяются в зависимости от целевого назначения подразделения, в состав которого входит данная должность. При этом должно соблюдаться максимальное соответствие квалификации исполнителя сложности решаемых им задач.

Должностные обязанности разрабатываются в виде перечня работ, необходимых для выполнения поставленных задач и определяются путем рационального распределения между исполнителями обязанностей подразделения в зависимости от его организационной структуры.

Конкретность и четкость формулировок обязанностей должностных инструкций достигается за счет прямых сроков и периодов выполнения управленческих работ или действий, перечисления вида документов, сбора необходимой информации у одних должностных лиц и передачи другим.

Права и ответственность работника определяют его полномочия принимать решения и обеспечивать их выполнение.

Необходимо определить права по отношению к вышестоящему должностному лицу и к подчиненным лицам. При этом следует строго руководствоваться действующим законодательством.

Ответственность должностного лица должна находится в полном соответствии с предоставленными правами.

Для отдельных случаев следует указать форму ответственности (административная, материальная, и т.д.) согласно действующего законодательства.

Для ведущих исполнителей рекомендуется составлять раздел о взаимоотношениях с другими работниками.

Должностную инструкцию рекомендуется дополнять схемой планировки рабочего места, необходимым составом оргтехники, рекомендуемым режимом работы, технологическими картами или оперограммами по выполнению отдельных управленческих работ.